Journaux
Dans le cadre d’une comptabilité simplifiée (aussi appelée comptabilité simple), vous devez tenir un journal des recettes, un journal des dépenses, un journal financier et un inventaire.
- Journal des recettes : toutes les factures de vente établies par l’ASBL et toutes les autres recettes de l’ASBL y sont enregistrées sans délai (cotisations, dons, subsides, ventes).
- Journal des dépenses : toutes les factures entrantes (ainsi que les preuves d’achats) et toutes les autres dépenses y sont enregistrées sans délai (achat de biens, achat de services, rémunérations).
- Journal financier : il contient toutes les recettes et paiements envoyés liés ou non à une recette ou une dépense enregistrée.
- Inventaire : une fois par an, une liste de tous les avoirs, créances, dettes, droits et engagements est dressée.
Les recettes doivent obligatoirement être divisées en quatre catégories
À la fin de l’année, une ASBL doit déposer des comptes annuels, dans lequel toutes les recettes sont classées dans une des quatre catégories légales suivantes :
- Cotisations : il s’agit des montants payés par les membres afin de devenir membre de l’ASBL.
- Dons et legs : un don est un contrat par lequel le donateur cède gratuitement de son vivant un bien à l’ASBL. Un legs, en revanche, est un don par testament. Tout don ou legs monétaire est enregistré sous forme de recette et de dépense. Attention ! Le parrainage n’est pas un don, car avec ce dernier, une prestation est attendue en retour. Il s’agit généralement de publicité.
- Subsides : il s’agit d’un soutien financier que l’ASBL reçoit de la part du gouvernement ou d’une organisation non commerciale telle que la Fondation Roi Baudouin.
- Autres recettes : il s’agit des recettes qui ne relèvent pas des catégories susmentionnées.
Les dépenses doivent obligatoirement être divisées en quatre catégories
Toutes les dépenses doivent également être classées dans une des quatre catégories légales suivantes, dans les comptes annuels de l’ASBL :
- Marchandises : il s’agit des biens et des services qu’une association achète dans le but de les revendre. Par exemple, il peut s’agir de l’achat de boissons destinées à la vente dans une cafétéria. Par ailleurs, dans cette catégorie légale, vous pouvez également classer tous les achats de biens et services qui servent à la réalisation de l’objectif social et qui ne sont pas revendus. Par exemple, les frais d’affiliation à une fédération pour les clubs sportifs.
- Rémunérations : il s’agit des dépenses qui sont directement liées au personnel de l’ASBL. En d’autres termes, toutes les rémunérations de tous ceux qui n’ont pas leur propre numéro de TVA et qui ne peuvent donc pas établir de factures pour les services fournis.
- Services et bien divers : il s’agit des biens et services que vous achetez pour le bon fonctionnement de l’ASBL, mais qui ne sont pas directement liés à la réalisation de l’objectif social (ex. : loyer, eau, électricité, impressions, etc.).
- Autres dépenses : il s’agit des dépenses qui ne relèvent pas des catégories susmentionnées.
Tenir une comptabilité n’est pas une science exacte.
Enregistrez définitivement vos dépenses dans une des quatre catégories légales de dépenses. Si vous avez un doute, ne laissez pas la dépense concernée échapper à votre comptabilité. Bien sûr, cela vaut aussi pour les recettes.
Faites-le de manière cohérente et logique. Une fois que vous avez classé une dépense dans une certaine catégorie légale, vous devriez vous y tenir.
Il est bien sûr également autorisé de diviser ces catégories en sous-catégories, si cela vous aide à avoir un meilleur aperçu de vos dépenses.
